Calcul du budget mobilité : comment le montant est fixé par la loi

1. Le point de départ : le TCO de la voiture à laquelle le travailleur a droit

Le budget ne part pas de ce dont le travailleur a besoin, ni de ce que l'employeur souhaite dépenser. Il part de la voiture prévue par la car policy.

• Un travailleur qui conduit une voiture aujourd'hui emporte le TCO de cette voiture.
• Un travailleur qui a droit à une voiture sans en conduire part du TCO de la voiture de sa catégorie dans la car policy.

Le TCO découle donc de la car policy. Modifier la car policy, c'est modifier les budgets mobilité qui en découlent.

2. Le budget est en principe individuel

C'est le point le plus souvent mal compris, et la question que les RH reçoivent le plus souvent : pourquoi mon collègue a-t-il un autre montant que moi ?

Le budget mobilité n'est pas un montant par classe de fonction. C'est en principe un montant individuel, et cela vaut pour les deux méthodes de calcul — pour des raisons différentes.

Au coût réel, le budget suit la voiture. Deux travailleurs exerçant la même fonction avec une voiture différente, un âge de véhicule différent ou un autre contrat de leasing arrivent à un montant différent. Celui qui a choisi il y a trois ans un véhicule plus cher dans la même catégorie emporte cet écart dans son budget.

En méthode forfaitaire, le budget suit la distance domicile-lieu de travail. La composante variable — le coût du carburant et de l'électricité — est calculée sur la base de la distance domicile-lieu de travail propre au travailleur :

Deux travailleurs disposant exactement du même véhicule obtiennent donc un budget différent dès lors qu'ils habitent à une distance différente du bureau.

Celui qui habite plus loin reçoit un budget plus élevé.

Ce tarif de €0,1428 par kilomètre s'applique à la période 01.07.2026–30.06.2027. Il dérive de l'indemnité kilométrique de l'État et est revu périodiquement — un calcul effectué avec le tarif de l'an dernier donne un autre budget.

Ce que cela implique en pratique. Vous devez pouvoir expliquer chaque montant individuel au travailleur, et pouvoir le justifier de manière cohérente sur l'ensemble de la population. Ce n'est pas un risque théorique : c'est la question la plus fréquente au moment du déploiement, et lors d'une inspection sociale ou d'une question syndicale, c'est la logique de calcul que vous devez pouvoir démontrer — pas le montant.

Le choix de policy qui agit sur ce point. Vous pouvez calculer le budget individuellement, ou par catégorie de fonction sur la base d'un véhicule de référence. Un calcul par catégorie demande moins d'explications et génère moins d'exceptions, mais s'écarte davantage du coût réel du travailleur concerné. Les deux sont admis, pour autant qu'ils soient appliqués de manière cohérente à tous les travailleurs.

3. Deux méthodes de calcul légales

Depuis le 01/01/2024, deux méthodes permettent de déterminer ce TCO (AR du 10/09/2023) :

Coût réel. Vous utilisez les coûts moyens réels de la voiture sur les quatre dernières années. Chaque poste de coût encodé doit refléter cette moyenne — pas le coût du mois dernier, ni l'offre du loueur.

Formule forfaitaire. Vous utilisez des paramètres fixés par la loi à la place des coûts réels. Le carburant et l'électricité sont estimés sur la base de la distance domicile-lieu de travail, et les voitures en propriété sont valorisées à un pourcentage fixe de la valeur catalogue.

Pour une même voiture, les deux méthodes ne donnent pas le même résultat. Laquelle est la plus élevée dépend du véhicule, de son âge, du profil kilométrique et du fait que l'employeur prenne ou non le carburant en charge.

4. Le choix de la méthode est une décision de politique, pas un calcul

• Le choix vaut au minimum trois ans. Impossible de changer par travailleur, par dossier ou par année pour la méthode la plus favorable du moment.
• Le choix vaut pour tous les travailleurs. Il doit être appliqué de manière cohérente sur l'ensemble de la population.
• Une modification requiert un délai de notification aux travailleurs concernés, et la nouvelle méthode vaut à nouveau pour au moins trois ans. Les travailleurs qui ne sont pas d'accord peuvent mettre fin à leur participation selon les modalités de résiliation prévues dans la policy.

Qui n'a pas comparé les deux méthodes avant de choisir y reste lié trois ans.

5. Coût réel : ce que signifie « moyenne sur quatre ans »

Le calcul part des coûts annuels moyens réels des quatre dernières années. En pratique, trois questions se posent :

• Une voiture qui n'a pas quatre ans. Il n'y a pas quatre ans d'historique à moyenner.
• Une voiture en cours de contrat de leasing. Les coûts de la première et de la quatrième année diffèrent.
• Un nouveau modèle dans la car policy. Aucun historique n'existe.

C'est précisément pourquoi les organisations disposant d'une flotte mixte et mouvante optent souvent pour la méthode forfaitaire : non parce qu'elle donne un budget plus élevé, mais parce qu'elle est reproductible et n'exige pas de collecter un historique par véhicule.

6. Comment le budget évolue dans le temps

C'est la décision qui fait le plus débat entre RH et Finance, et elle oppose prévisibilité et équité. Elle comporte trois volets.

Montant fixe pour une période déterminée. Vous fixez le montant pour quatre, cinq ou six ans par exemple — le plus souvent aligné sur la durée de vos contrats de leasing. Le travailleur sait exactement à quoi s'en tenir et le coût est prévisible. L'inconvénient : après quelques années d'inflation, le même montant achète moins de mobilité.

Indexation. L'indexation du budget n'est pas obligatoire — c'est un choix que vous fixez dans votre policy. Si vous l'appliquez, elle ne peut dépasser l'index salarial sectoriel. Les variantes courantes : suivre l'index salarial sectoriel, suivre l'index santé plafonné à l'index salarial sectoriel, ou appliquer un pourcentage fixe de l'index salarial sectoriel.

Changement de fonction. En cas de promotion ou de changement de fonction entraînant une autre classe de véhicule, le budget est adapté à partir du premier jour du mois au cours duquel la modification intervient. Ce volet n'est pas optionnel : la FAQ officielle part du principe qu'un changement de fonction influence le budget.

Ce qui se produit dans tous les cas, même avec un budget fixe. Chaque 1er janvier, il est vérifié que le budget se situe toujours entre le minimum et le maximum légaux. Ces montants sont indexés annuellement.

« Fixe » ne signifie donc pas « intouché » : un montant gelé qui passe sous le nouveau minimum doit être relevé.

Ce que cela implique pour l'exécution. Toutes les variantes se défendent. La différence réside dans la charge de travail : un budget qui évolue avec l'indexation et les changements de fonction suppose que quelqu'un recalcule chaque travailleur chaque année, transmette les nouveaux montants à la paie, et sache expliquer l'écart. Avec cent participants, c'est un projet annuel. Automatisé, c'est un batch.

7. Ce que vous fixez encore dans votre policy

Au-delà du calcul, vous fixez une série de choix pratiques. Ensemble, ils déterminent le nombre de questions que vous recevrez ensuite.

8. Formule forfaitaire : les paramètres légaux

Carburant et électricité. Estimés à €0,1428 par kilomètre (01.07.2026–30.06.2027), le kilométrage annuel étant déterminé forfaitairement :

Voitures en propriété ou en leasing financier. Valorisées à 25% de la valeur catalogue corrigée par an.

Coefficient d'âge.

9. Quels coûts entrent dans le calcul (art. 7/1 de l'AR)

La liste des coûts admis dans le TCO est exhaustive. Ce qui n'y figure pas n'y a pas sa place.

Une condition souvent mal appliquée : seuls les coûts couverts par la car policy entrent en ligne de compte. Un coût supporté par l'employeur mais absent de la car policy n'a pas sa place dans le TCO.

10. Ce qui s'ajoute aux coûts directs

• Cotisation de solidarité CO2 — la cotisation ONSS mensuelle sur la voiture de société
• Cotisation patronale sur l'avantage de toute nature
• TVA non récupérable — selon la méthode de déduction retenue : forfaitaire 35%, usage professionnel réel, ou semi-forfaitaire
• Impôt des sociétés sur la partie non déductible des frais de voiture (dépenses non admises)

Ces deux derniers postes expliquent pourquoi la déductibilité fiscale du véhicule pèse directement sur le budget mobilité. Plus la déductibilité est faible, plus le TCO est élevé, plus le budget l'est aussi.

Borne de recharge à domicile. Lorsque l'employeur est propriétaire de l'installation, celle-ci est amortie à 20% par an selon l'AR du 10/09/2023. Les frais d'entretien et de gestion s'y ajoutent annuellement. Si la borne est comprise dans le contrat de leasing, ces coûts y sont déjà inclus — les reprendre une seconde fois dans les autres coûts est un double comptage classique.

11. Exemple chiffré

Un seul et même véhicule, trois calculs. Hypothèses : un véhicule entièrement électrique d'une valeur catalogue de 45.000 €, neuf (coefficient d'âge 1,00), commandé à partir du 01/01/2026, leasing opérationnel de 750 € par mois, l'employeur prend la recharge en charge, 300 € d'autres frais soumis à la TVA et 150 € non soumis à la TVA par an, déduction TVA forfaitaire 35%, impôt des sociétés 25%, rémunération brute annuelle de 90.000 €.

Coût réel contre forfaitaire — même travailleur, 25 km domicile-lieu de travail

L'écart provient entièrement du coût du carburant et de l'électricité. Le coût réel de recharge s'élève à 900 € par an ; la formule forfaitaire l'estime sur la base de 16.000 km domicile-lieu de travail. Laquelle des deux méthodes est la plus élevée dépend donc surtout de ce que le travailleur roule réellement par rapport à ce que la formule suppose.

Même véhicule, même policy, deux travailleurs — méthode forfaitaire

Deux collègues disposant exactement du même véhicule et exerçant la même fonction se retrouvent séparés de 1.713,60 €, uniquement parce que l'un habite 30 km plus loin du bureau. C'est la composante individuelle de la section 2, en chiffres — et c'est précisément la question que les RH reçoivent en retour.

Ces montants sont calculés avec les mêmes formules et les mêmes paramètres que le Calculateur TCO, et suivent automatiquement toute modification de paramètre.

12. Les limites : minimum, maximum et plafond salarial

Minimum

€3.233

par an

Maximum

€17.244

par an

Plafond complémentaire

20%

du salaire brut annuel

Le plus bas du maximum et du plafond salarial s'applique. Ces montants sont indexés annuellement, et chaque budget est confronté aux nouvelles limites au 1er janvier.

13. Ce que 2026 change au calcul

14. Du calcul à l'exécution

Le calcul est un travail ponctuel. L'exécution ne l'est pas.

Ce qui suit : assurer le suivi de chaque budget individuel, confronter les dépenses dans les trois piliers à la policy, transmettre correctement le solde à la paie, et garder chaque transaction auditable. Chaque 1er janvier s'y ajoute le contrôle par rapport aux nouveaux montants minimum et maximum, et si vous avez opté pour l'indexation, un recalcul sur l'ensemble de la population.

C'est un travail quotidien, et c'est là que la plupart des budgets mobilité échouent — pas sur le calcul.