Mobiliteitsbudget berekenen: hoe het bedrag wettelijk bepaald wordt

1. Het uitgangspunt: de TCO van de wagen waar de werknemer recht op heeft

Het budget vertrekt niet van wat een werknemer nodig heeft, en niet van wat een werkgever wil spenderen. Het vertrekt van de wagen uit het bedrijfswagenbeleid.

• Een werknemer die vandaag een wagen rijdt, neemt de TCO van die wagen mee.
• Een werknemer die recht heeft op een wagen maar er geen rijdt, vertrekt van de TCO van de wagen uit zijn categorie in het bedrijfswagenbeleid.

De TCO is dus een afgeleide van het wagenbeleid. Wie het wagenbeleid wijzigt, wijzigt de mobiliteitsbudgetten die eruit volgen.

2. Het budget is in principe individueel

Dit is het punt dat het vaakst verkeerd begrepen wordt, en de vraag die HR het vaakst terugkrijgt: waarom heeft mijn collega een ander bedrag dan ik?

Het mobiliteitsbudget is geen bedrag per functieklasse. Het is in principe een individueel bedrag, en dat geldt bij beide berekeningsmethodes — om verschillende redenen.

Bij werkelijke kostprijs volgt het budget de wagen. Twee werknemers in dezelfde functie met een andere wagen, een andere leeftijd van die wagen of een ander leasecontract komen op een ander bedrag uit. Wie drie jaar geleden een duurdere wagen koos binnen dezelfde categorie, neemt dat verschil mee in zijn budget.

Bij de forfaitaire methode volgt het budget de woon-werkafstand. De variabele component — de brandstof- en elektriciteitskost — wordt berekend op basis van de eigen woon-werkafstand van de werknemer:

Twee werknemers met exact dezelfde wagen krijgen dus een ander budget zodra ze op een andere afstand van kantoor wonen.

Wie verder woont, krijgt een hoger budget.

Dat tarief van €0,1428 per kilometer geldt voor de periode 01.07.2026–30.06.2027. Het is afgeleid van de kilometervergoeding van de Staat en wordt periodiek herzien — een berekening met het tarief van vorig jaar geeft een ander budget.

Wat dat praktisch betekent. U moet elk individueel bedrag kunnen uitleggen aan de werknemer, en u moet het consequent kunnen verantwoorden over de hele populatie. Dat is geen theoretisch risico: het is de meest gestelde vraag bij uitrol, en bij een sociale inspectie of een vraag van de vakbond is het de berekeningslogica die u moet kunnen tonen — niet het bedrag.

De policy-keuze die hierop ingrijpt. U kunt het budget individueel berekenen, of per functiecategorie op basis van een referentiewagen. Een berekening per categorie geeft minder uitleg en minder uitzonderingen, maar wijkt verder af van de reële kost van de individuele werknemer. Beide zijn toegelaten, zolang ze consequent toegepast worden voor alle werknemers.

3. Twee wettelijke berekeningsmethodes

Sinds 01/01/2024 bestaan er twee methodes om de TCO te bepalen (KB van 10/09/2023):

Werkelijke kostprijs. U gebruikt de reële gemiddelde kosten van de wagen over de afgelopen vier jaar. Alle ingevoerde kostenposten moeten dat gemiddelde weerspiegelen — niet de kost van vorige maand, en niet de offerte van de leasingmaatschappij.

Forfaitaire formule. U gebruikt wettelijk vastgelegde parameters in plaats van de reële kosten. Brandstof en elektriciteit worden geschat op basis van de woon-werkafstand, en wagens in eigendom worden gewaardeerd aan een vast percentage van de cataloguswaarde.

De methodes geven voor dezelfde wagen niet hetzelfde resultaat. Welke van de twee hoger uitvalt, hangt af van de wagen, de leeftijd, het kilometerprofiel en of de werkgever de brandstof betaalt.

4. De methodekeuze is een beleidsbeslissing, geen rekenkundige

• De keuze geldt minstens drie jaar. U kunt niet per werknemer, per dossier of per jaar switchen naar de methode die op dat moment beter uitkomt.
• De keuze geldt voor alle werknemers. Ze moet consequent toegepast worden over de hele populatie.
• Een wijziging vereist een kennisgevingstermijn aan de betrokken werknemers, en de nieuwe methode geldt opnieuw minstens drie jaar. Werknemers die niet akkoord gaan, kunnen hun deelname stopzetten volgens de opzegmodaliteiten in de policy.

Wie de twee methodes niet naast elkaar heeft doorgerekend vóór de keuze, zit er drie jaar aan vast.

5. Werkelijke kostprijs: wat "gemiddelde over vier jaar" betekent

De berekening vertrekt van de reële gemiddelde jaarlijkse kosten over de afgelopen vier jaar. In de praktijk roept dat drie vragen op:

• Een wagen die nog geen vier jaar bestaat. Er is geen vier jaar historiek om te middelen.
• Een wagen midden in een leasecontract. De kosten in jaar 1 en jaar 4 lopen uiteen.
• Een nieuw model in de car policy. Er is geen historiek.

Dit is precies waarom organisaties met een gemengde en bewegende vloot vaak bij de forfaitaire methode uitkomen: niet omdat ze een hoger budget geeft, maar omdat ze reproduceerbaar is en geen historische dataverzameling per wagen vereist.

6. Hoe het budget evolueert in de tijd

Dit is de beslissing waar HR en Finance het vaakst over discussiëren, en ze gaat over voorspelbaarheid tegenover rechtvaardigheid. Ze bestaat uit drie onderdelen.

Vast bedrag voor een vaste periode. U legt het bedrag vast voor bijvoorbeeld vier, vijf of zes jaar — meestal afgestemd op de looptijd van uw leasecontracten. De werknemer weet exact waar hij aan toe is en de kost is voorspelbaar. Het nadeel: na enkele jaren inflatie koopt hetzelfde bedrag minder mobiliteit.

Indexatie. Indexering van het budget is niet verplicht — het is een keuze die u in uw policy vastlegt. Kiest u ervoor, dan mag de indexatie de sectorale loonindex niet overschrijden. De gangbare varianten: de sectorale loonindex volgen, de gezondheidsindex volgen met de sectorale loonindex als plafond, of een vast percentage van de sectorale loonindex.

Functiewijziging. Bij een promotie of functiewijziging die tot een andere wagenklasse leidt, wordt het budget aangepast vanaf de eerste dag van de maand waarin de wijziging plaatsvindt. Dit onderdeel is niet optioneel: de officiële FAQ gaat ervan uit dat een functiewijziging het budget beïnvloedt.

Wat hoe dan ook gebeurt, ook bij een vast budget. Elk jaar op 1 januari wordt getoetst of het budget nog binnen het wettelijke minimum en maximum valt. Die bedragen worden jaarlijks geïndexeerd.

"Vast" betekent dus niet "onaangeroerd": een bevroren bedrag dat onder het nieuwe minimum zakt, moet omhoog.

Wat dit betekent voor de uitvoering. Alle varianten zijn verdedigbaar. Het verschil zit in het beheerwerk: een budget dat meebeweegt met indexatie en functiewijzigingen betekent dat iemand elk jaar elke werknemer herrekent, de nieuwe bedragen doorgeeft aan payroll, en het verschil kan uitleggen. Met honderd deelnemers is dat een jaarlijks project. Geautomatiseerd is het een batch.

7. Wat u verder in uw policy vastlegt

Naast de berekening zelf legt u een reeks praktische keuzes vast. Ze bepalen samen hoeveel vragen u achteraf krijgt.

8. Forfaitaire formule: de wettelijke parameters

Brandstof en elektriciteit. Geschat aan €0,1428 per kilometer (01.07.2026–30.06.2027), waarbij het jaarlijkse kilometeraantal forfaitair bepaald wordt:

Wagens in eigendom of financiële leasing. Gewaardeerd aan 25% van de gecorrigeerde cataloguswaarde per jaar.

Leeftijdscoëfficiënt. De cataloguswaarde wordt gecorrigeerd naargelang de leeftijd van de wagen:

9. Welke kosten meetellen (KB art. 7/1)

De lijst van kosten die in de TCO mogen, is exhaustief. Wat er niet in staat, hoort er niet in.

Eén randvoorwaarde die vaak misloopt: enkel kosten die gedekt zijn door het bedrijfswagenbeleid komen in aanmerking. Een kost die de werkgever draagt maar die niet in het wagenbeleid staat, hoort niet in de TCO.

10. Wat er bovenop de directe kosten komt

• CO2-solidariteitsbijdrage — de maandelijkse RSZ-bijdrage op de bedrijfswagen
• Werkgeversbijdrage op het voordeel van alle aard
• Niet-recupereerbare btw — afhankelijk van de gekozen btw-aftrekmethode: forfaitair 35%, werkelijk beroepsgebruik, of semi-forfaitair
• Vennootschapsbelasting op het niet-aftrekbare deel van de autokosten (verworpen uitgaven)

Die laatste twee verklaren waarom de fiscale aftrekbaarheid van de wagen rechtstreeks doorweegt in het mobiliteitsbudget. Hoe lager de aftrekbaarheid, hoe hoger de TCO, hoe hoger het budget.

Laadstation thuis. Wanneer de werkgever eigenaar is van de thuislaadinstallatie, wordt die volgens het KB van 10/09/2023 afgeschreven aan 20% per jaar. Onderhouds- en beheerskosten komen daar jaarlijks bij. Zit het laadstation in het leasecontract, dan zitten die kosten al in het leasebedrag — ze een tweede keer opnemen bij de overige kosten is een klassieke dubbeltelling.

11. Rekenvoorbeeld

Eén en dezelfde wagen, drie berekeningen. Uitgangspunten: een volledig elektrische wagen met een cataloguswaarde van €45.000, nieuw (leeftijdscoëfficiënt 1,00), besteld vanaf 01/01/2026, operationele lease van €750 per maand, werkgever betaalt het laden, €300 overige kosten met btw en €150 zonder btw per jaar, btw-aftrek forfaitair 35%, vennootschapsbelasting 25%, brutojaarloon €90.000.

Werkelijke kostprijs tegenover forfaitair — dezelfde werknemer, 25 km woon-werk

Het verschil zit volledig in de brandstof- en elektriciteitskost. De werkelijke laadkost bedraagt €900 per jaar; de forfaitaire formule schat die op basis van 16.000 km woon-werk. Welke methode hoger uitvalt, hangt dus vooral af van hoeveel de werknemer werkelijk rijdt tegenover wat de formule veronderstelt.

Dezelfde wagen, dezelfde policy, twee werknemers — forfaitaire methode

Twee collega's met exact dezelfde wagen en dezelfde functie komen €1.713,60 uit elkaar, enkel omdat de ene 30 km verder van kantoor woont. Dat is de individuele component uit sectie 2, in cijfers — en het is precies de vraag die HR terugkrijgt.

Deze bedragen worden berekend met dezelfde formules en dezelfde parameters als de TCO Calculator, en volgen elke parameterwijziging automatisch.

12. De grenzen: minimum, maximum en salarisplafond

Minimum

€3.233

per jaar

Maximum

€17.244

per jaar

Bijkomend plafond

20%

van het bruto jaarsalaris

Het laagste van maximum en salarisplafond geldt. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd, en elk budget wordt op 1 januari aan de nieuwe grenzen getoetst.

13. Wat 2026 verandert aan de berekening

14. Van berekening naar uitvoering

De berekening is eenmalig werk. De uitvoering is dat niet.

Wat erna komt: elk individueel budget opvolgen, bestedingen in de drie pijlers toetsen aan de policy, het saldo correct doorgeven aan payroll, en elke transactie auditeerbaar houden. Elke 1 januari komt daar de toetsing aan de nieuwe minimum- en maximumbedragen bovenop, en als u voor indexatie gekozen hebt, een herberekening over de hele populatie.

Dat is dagelijks werk, en het is waar de meeste mobiliteitsbudgetten stuklopen — niet op de berekening.